Verklaring van erfrecht aanvragen: wie het doet en wat u meeneemt

Wat het document precies aantoont

Een verklaring van erfrecht is een notariële akte waarin staat wie is overleden, of er een testament is, wie de erfgenamen zijn en wie namens hen mag handelen. In Nederland stelt een notaris dit document op. Een makelaar, een advocaat of de gemeente kan het niet vervangen.

Is er in het testament een executeur benoemd, dan geeft de notaris meestal een verklaring van executele af. Die dient hetzelfde doel, maar wijst één persoon aan die de nalatenschap afwikkelt. Vraag daarom niet te snel om een verklaring van erfrecht. Vraag de notaris welk document bij uw situatie past.

Wanneer u hem wel en niet nodig heeft

Bij een woning of ander pand in de nalatenschap heeft u de verklaring in de praktijk vrijwel altijd nodig. Het Kadaster registreert de overledene nog als eigenaar. Wilt u het pand verkopen, de hypotheek oversluiten of alleen al de huurbetalingen naar een andere rekening laten lopen, dan vraagt de tegenpartij om de verklaring.

Een uitzondering bestaat voor de langstlevende partner. Een bank kan bij een beperkt saldo genoegen nemen met een eigen formulier in plaats van een notariële verklaring. Elke bank hanteert daarvoor een eigen grens en eigen voorwaarden. Zodra er onroerend goed in het spel is, helpt die uitzondering u meestal niet verder.

Wat u meeneemt naar de notaris

De notaris doet zelf onderzoek, maar u versnelt dat werk aanzienlijk door dit klaar te hebben:

Dat laatste punt is geen formaliteit. De notaris vraagt elke erfgenaam of hij de nalatenschap zuiver aanvaardt, beneficiair aanvaardt of verwerpt. Bij een verhuurd pand met hypotheek en mogelijk achterstallig onderhoud is dat een echte afweging. Wie zich als erfgenaam gedraagt, bijvoorbeeld door goederen uit de nalatenschap te verkopen, kan daarmee onder omstandigheden al zuiver hebben aanvaard. Laat de notaris u daarover vooraf informeren en neem die keuze bewust, vóórdat u iets met het pand doet.

• Een uittreksel uit de overlijdensakte, af te halen bij de gemeente waar iemand is overleden.
• Een kopie van het testament, als u die heeft. De notaris controleert hoe dan ook het Centraal Testamentenregister.
• Namen, adressen en geboortedata van alle erfgenamen, ook van erfgenamen in het buitenland.
• Een geldig identiteitsbewijs van iedere erfgenaam.
• Een overzicht van wat er in de nalatenschap zit: het pand, de hypotheek, huurcontracten, bankrekeningen en bekende schulden.

Wie tekent en wie mag handelen

Een verklaring van erfrecht wijst niet vanzelf één persoon aan. Zijn er drie erfgenamen, dan moeten in beginsel alle drie meetekenen bij de belangrijke handelingen: de verkoop, de bankopdracht, het opzeggen van een verzekering. Voor gewoon onderhoud en dagelijks beheer gelden uitzonderingen. Dat werkt zolang iedereen bereikbaar en eensgezind is, en stokt zodra dat niet zo is.

De oplossing is een boedelvolmacht. Daarin machtigen de erfgenamen één van hen, of een derde, om de nalatenschap af te wikkelen. De notaris kan die volmacht in de verklaring opnemen. Regel dit direct bij de aanvraag. Achteraf alsnog een volmacht opstellen kost een extra afspraak en extra geld.

Hoe lang het duurt

De notaris kan de verklaring pas afgeven als het Centraal Testamentenregister heeft geantwoord, de gegevens uit de Basisregistratie Personen kloppen en elke erfgenaam zijn keuze schriftelijk heeft vastgelegd. De traagste erfgenaam bepaalt daardoor de doorlooptijd, niet de notaris. Eén erfgenaam die niet reageert, een erfgenaam in het buitenland zonder gelegaliseerde handtekening of een minderjarige erfgenaam voor wie extra regels gelden: elk van die situaties kost extra tijd. Wilt u weten hoe lang het bij u duurt, vraag de notaris dan welke stap in uw dossier de kritieke is.

Wat het kost

Notarissen bepalen hun eigen tarief. De prijs hangt af van het aantal erfgenamen, of er een testament is, of erfgenamen in het buitenland wonen en of er een boedelvolmacht bij moet. Vraag daarom vooraf een offerte en laat die uitsplitsen.

Reken daarnaast op bijkomende kosten bij het Kadaster als u de verklaring laat inschrijven. Het tarief daarvoor staat op de website van het Kadaster. Wilt u later zelf een akte opvragen, dan geldt daarvoor een apart tarief; het onderzoek naar een akte en een kopie van een akte worden afzonderlijk in rekening gebracht. Controleer de actuele bedragen bij het Kadaster zelf.

Online aanvragen kan, tekenen niet altijd

Er zijn notariskantoren die de aanvraag online in behandeling nemen. U vult de gegevens in, uploadt de stukken en de notaris start het onderzoek. De identificatie en het tekenen van de benodigde verklaringen en volmachten zijn een ander verhaal. Of dat op afstand kan of op kantoor moet, hangt af van het notariskantoor en van de situatie. Woont een erfgenaam in het buitenland, dan is vaak een gelegaliseerde handtekening nodig. Online aanvragen bespaart u dus de eerste afspraak, niet het hele traject.

Laat de verklaring inschrijven bij het Kadaster

Zit er een pand in de nalatenschap, laat de notaris de verklaring dan inschrijven in de openbare registers. Vanaf dat moment staan de erfgenamen als eigenaar geregistreerd. Wilt u het pand later verkopen, dan hoeft de notaris van de koper die stap niet meer te zetten. Wilt u het aanhouden, dan is de tenaamstelling van hypotheek, verzekering en huurcontracten daarmee een stuk eenvoudiger.

En de huurder intussen

Een huurovereenkomst eindigt in beginsel niet door het overlijden van de verhuurder. De erfgenamen nemen de rechten en plichten over. De huurder betaalt dus gewoon door, alleen weet hij nog niet aan wie. Informeer de huurder kort en zakelijk over het overlijden en laat de huur voorlopig op de bestaande rekening binnenkomen. Een bank kan inkomende betalingen blijven toelaten, ook als zij de rekening voor uitgaven blokkeert. Vraag dat bij de bank na. Pas met de verklaring van erfrecht kunt u de rekening en het contract op naam van de erfgenamen zetten.

Verkopen of aanhouden

Met de verklaring in de hand ligt de echte beslissing open. Aanhouden betekent samen verhuurder blijven, met onderhoud en huurrecht voor rekening van alle erfgenamen. Wat dat fiscaal betekent, bespreekt u met uw belastingadviseur. Verkopen betekent één moment van afrekenen. Wilt u weten wat een rechtstreekse verkoop van het geërfde pand zou opleveren, dan kunt u het pand vrijblijvend aanmelden. U ontvangt een vrijblijvende eerste beoordeling. Geen openbare verkoop en geen openbare bezichtigingsrondes.